Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurden Rechnungen in Papierform und Rechnungen in elektronischer Form gleichgestellt. An welchen Stellen Kostensparpotentiale mit der elektronischen Rechnung bei Ein- und Ausgangsrechnungen ausgeschöpft werden können und was Sie dabei beachten müssen, haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Elektronische Rechnung: Welche Bedingungen müssen erfüllt werden?
Benötigt wird eine Software, welche die steuerlichen Anforderungen gewährleistet:
• Wie im Buchhaltungssystem müssen ein- bzw. ausgehende Rechnungen so abgespeichert werden, dass eine nachträgliche Manipulation der Speicherdaten ausgeschlossen ist. Sollten sich dennoch Änderungen ergeben, müssen diese in einer Änderungshistorie ersichtlich sein (Unversehrtheit des Inhalts)
• Bei Prüfungen durch das Finanzamt müssen die Rechnungen sofort lesbar gemacht werden können (Lesbarkeit des Inhalts)
Zusätzlich muss durch Handlungsvorgaben im Betriebsablauf sichergestellt sein, dass bei der elektronischen Erfassung von Eingangsrechnungen die Rechnungen dem richtigen Aussteller zugeordnet werden (Echtheit der Herkunft).
Wo stecken die Kostensparpotentiale der elektronischen Rechnung?
Kostensparpotentiale der elektronischen Rechnung:
Erstellen von Ausgangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen müssen nicht mehr mit der Hand geschrieben werden.
- Die Archivierung (Abspeichern oder Ablegen) übernimmt das System.
- Drucken, Falten, Kuvertieren entfallen.
- Kosten für Porto oder Briefumschläge, Papier, Druckkosten für Rechnungsformulare entfallen.
Eingangsrechnungen
- Die Archivierung (Abspeichern und Ablegen) übernimmt das System.
Archivierung
- Räume, Keller, Gebäude für das Archiv müssen nicht mehr vorgehalten werden; zwei Festplattensysteme (Archivierung und Datensicherung) sind ausreichend.
Tagesgeschäft
- Bei Reklamationen etc. kann sofort auf die entsprechende Rechnung zugegriffen werden (keine Suchzeiten, Gänge ins Archiv).
Inkasso
- Durch verkürzten Postlauf, kommt die Rechnung früher beim Empfänger an und wird dementsprechend früher bezahlt.
- Die nicht mit der Hand erstellte Rechnung, geht automatisch in die Rechnungseingangsüberwachung bzw. den Mahnlauf ein.
Steuerprüfungen
- Dem Prüfer können punktuell sofort die benötigten Rechnungen herausgesucht werden.
- Beim sog. Z3-Zugriff wird die Suche durch den Prüfer erledigt, Kosten im Betrieb (Heraussuchen von Ordnern und Belegen sowie ggf. Verbringen) entfallen.
Kostensparpotentiale elektronische Rechnung: Was sonst noch beachtet werden muss
Softwarewechsel (Datenmigration)
Auch nach einem Wechsel der Software müssen die Rechnungen 10 Jahre lesbar sein. Gegebenenfalls muss das alte System weiter vorgehalten werden.
Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers
Verfügt der Rechnungsempfänger nicht über die Möglichkeit, Rechnungen im elektronischen Format zu empfangen oder zu archivieren, kann er auf die Erteilung einer Rechnung in Papierform bestehen; die Möglichkeit zum Ausdrucken von Papierrechnungen muss dann vorgehalten werden (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG).
E-Mail-Verkehr
Wird die elektronische Rechnung als E-Mail-Anhang versandt, dient die E-Mail nur als «Briefumschlag» und kann gelöscht werden. Sofern die E-Mail steuerrelevante Daten – z. B. einen Hinweis auf Skonto – enthält, ist sie separat aufzubewahren und abzuspeichern.
Die DATEV hat mit der IHK Südlicher Oberrhein Prozesskosten beim elektronischen und papierhaften Ein- und Ausgang von Rechnungen gegenübergestellt. Die Kostensparpotentiale der elektronischen Rechnung im Vergleich zur Papierform sind darin im direkten Vergleich zu erkennen.
Beispiel für Einsparungspotentiale der elektronischen Rechnung
Prozesskosten im Vergleich:
Quelle: IHK Südlicher Oberrhein
Textquelle: www.lexware.de
